H39 Keynote

💼 Geldwäscheprüfung im Coworking Space – Das Schreckgespenst mit Aktenzeichen

🗂️ Um was ging's?

Ein Erfahrungsbericht aus dem kleinsten Coworking-Space Deutschlands:
Wie die Geldwäscheprüfung beim H39 ablief, was man daraus lernen kann –
und warum man keine Angst haben muss – wenn man vorbereitet ist.

⚖️ Warum das Thema alle Space-Betreiber betrifft

    1. Coworking-Spaces sind offiziell Teil des Geldwäschegesetzes (§2 GwG).
    2. Auch kleine oder kommunal betriebene Spaces können geprüft werden.
    3. Eine gute Vorbereitung spart Nerven, Zeit und – im Zweifel – Bußgelder.
    4. Die gute Nachricht: Es ist alles machbar.

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1️⃣ Es trifft euch alle.
→ Auch kleine Spaces stehen im Adressatenkreis des GwG.

2️⃣ Virtual Offices sind nicht böse – sie brauchen nur klare Prozesse.
→ Dokumentation und persönliche Vorstellung helfen enorm.

3️⃣ Panik ist keine Strategie. Vorbereitung schon.
→ Ruhe, Struktur, Checklisten.

4️⃣ Risikoanalyse brauchen alle – und sie muss mindestens jährlich aktualisiert werden.

5️⃣ FIU-Registrierung machen!
→ Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen: Pflicht für (fast) alle.

6️⃣ KYC: Kenn deine Kund/innen. Schaffe den Paper-Trace.
→ Keine Ermittlungsakte, aber nachvollziehbare Spur.

7️⃣ Nutze vorhandene Hilfen.
→ BVCS-Workshops, Handreichungen der Aufsichtsbehörden.

8️⃣ Bonus-Tipp: Redet mit der Behörde.
→ Anrufen ist besser als abtauchen!

Grundlagen:

    • Adressatenstatus nach GwG prüfen

    • Risikoanalyse erstellen & aktuell halten

    • Prozesse dokumentieren (Aufnahme, Zahlung, Virtual Offices)

Kund/innen & KYC:

    • Identität und wirtschaftlich Berechtigte prüfen

    • Persönliche Vorstellung bei Virtual Offices

    • Keine Bargeldannahme

Organisation:

    • Verantwortliche Person benennen

    • Mitarbeitende (falls vorhanden) schulen

    • Zahlungsdienstleister mit eigener Prüfpflicht nutzen (z. B. Stripe, SumUp)

Dokumentation:

    • Handreichung & Vorlagen nutzen (z.B. von der ADD Trier oder dem Bundesverband Coworking)

    • Risikoanalyse, Formulare & Kommunikation erstellen, checken, aktualisieren und sicher ablegen! Auch für andere erreichbar!

Pflege & Kontrolle:

    • Risikoanalyse jährlich prüfen / bei Änderungen anpassen

    • Schulungsstand aktuell halten

📥 Vortragsfolien

 

🔗 Empfohlene Links:

    • ADD Trier – Handreichung zur Geldwäscheprüfung, allgemeine Hinweise & toller Downloadbereich mit Allgemeinen Hinweisen, Formblätter für die Erfassung u.v.m. – add.rlp.de
    • Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen (FIU): fiu.bund.de

☕ Fazit

„Geldwäscheprüfung ist wie TÜV fürs Coworking – lästig, aber machbar.
Mit gesundem Menschenverstand, klaren Prozessen und etwas Vorbereitung
wird aus dem Schreckgespenst euer guter Geist.“ 👻